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【转载】公文写作基础知识  

2013-08-11 18:06:26|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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本文转载自南海舰队《公文写作基础知识》

国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》第二章“公文种类”共确定了“命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”共13类、14个文种。
公文文种的选择根据:一是行文目的,二是发文机关的职权,三是与主送机关的行文关系。
经常出现的错误有:文种选择不当,混用文种,生造文种等。
几种常用文种的区别:
(一)请示与报告
“请示”和“报告”都是上行文,是行政机关公文使用频率较高且容易混淆的文种。常见的问题主要有:将“请示”文种用“报告”文种呈送上级机关,请求上级机关批复(答复),这样就容易贻误工作。因此,在撰写“请示”和“报告”时,要特别注意二者之间八个方面的区别。
一是作用不同。“请示”是向上级机关请求指示、批准;“报告”是向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见和建议,答复上级讯问,报送文件、物品等。
二是内容不同。“请示”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后才能实施的事项;“报告”是本单位职责范围内比较重大的工作或向上级机关建议,须上级机关知道的事项。
三是容量不同。“请示”应一文一事;“报告”可多事一报,但不得夹带请示的事项。
四是时间不同。“请示”应事前行文;“报告”可在事前、事中、事后行文。
五是范围不同。“请示”一般只主送一个上级机关,不得多头主送或越级主送;“报告”可以主送几个相关的上级机关,其他上级机关也可以抄送。
六是处理不同。上级机关收到下级的请示后,应及时批准、批复(答复),是办理件,下级应在收到上级批复(答复)后才能实施;上级机关收到下级的报告后,主要是了解情况,可以不答复,下级不用等待上级答复。
七是篇幅不同。“请示”的篇幅比较短,一般不超过1500字;“报告”的篇幅相对较长,但一般不超过3000字。
八是结束语不同。“请示”在结束时用“特此请示”、“特此请示,请批示”、“请审示”等;“报告”用“专此报告”、“特此报告”。
(二)请示与函
“函”是不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项的公文。“函”可分为商函、询答函、请批函(请求批准函、审批函)。“函”在公文往来中使用比较广泛,其主要作用有两个方面:一是不相隶属的同系统部门之间询问和答复工作;二是请求平行或不相隶属的职能部门批准有关事项,不能用“请示”或“报告”,应使用“请求批准函”。
在公文撰写中,容易出现“请求批准函”误认为就是“请示”或“报告”文种,在与平行或不相隶属的机关行文时使用“请示”或“报告”,是欠妥的。“请示”与“请求批准函”有严格的区别,主要有:
一是类型不同。“请示”是上行文;“请求批准函”是平行文。
二是主送机关不同。“请示”的主送机关是具有领导、指导关系的上级;“请求批准函”的主送机关是平行或不相隶属的职能单位。
三是内容范围不同。“请示”是请求批准、指示;“请求批准函”是请求批准某项职能事项。
四是行文语气不同。“请示”的用语应尊敬上级机关;“请求批准函”应互相尊重。
五是办复方式不同。“请示”的事项由上级机关批复下级机关;“请求批准函”的有关批准事项由受文单位复函(审批函)。
(三)报告与总结
“报告”是上行文,其主要作用是向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问等。“总结”不是公文文种,但在实际工作中,部分拟稿人将工作总结作为公文文种行文,如在带有工作总结性的公文标题中用“某某单位2007年XX工作总结”等,这样的标题是不对的。其实,工作总结就是向上级机关汇报工作,可直接使用“报告”文种,主送上级机关(可多头主送),抄送有关机关。如将上述公文标题改为“某某单位关于2007年XX工作情况的报告”,这样就比较规范了。
  (四)意见与建议
“意见”是对重要的问题提出见解和处理办法的公文文种。可用于上行文、平行文和下行文。作为上行文,应按请示性公文的程序和要求办理;作为平行文,提出的意见供受文单位参考;作为下行文,对贯彻执行有明确要求的,下级机关应遵照执行,无明确要求的,下级机关可参照执行。这里着重谈谈作为下行文的“意见”文种。在实际工作中,部分拟稿人往往将“工作打算”、“工作安排”和“工作计划”作为公文文种行文,如:“某某单位2008年XX工作打算”或“工作安排”、“工作计划”等,都是欠妥的。“工作打算”、“工作安排”和“工作计划”不是公文文种。可直接使用下行文的意见文种,规范的标题应为“某某单位关于2008年XX工作的意见”。
(五)通告与通知
“通告”是公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项的公文文种,其主送对象是不确定的。如:“某某单位关于XX的通告”。
“通知”是批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项,任免人员等的公文文种,是平行文、下行文,主送对象是确定的。“通知”在行政机关公文往来中使用较多,如会议通知、转发性通知等。转发性通知应注意标题臃肿的问题。
二、公文格式
(一)发文机关标识
由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。比如:“绵阳市财政局文件”。
主要应注意的问题是:在没有文头纸的情况下,发文机关标识的位置问题,平行文、下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm,上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度,可在发文机关标识上空2行向下依次标识。
联合行文时应使主办机关名称在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布;如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。
(二)发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角“〔〕”括入,经常出现使用“()”或“【】”或“[]”。文件序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。
(三)签发人
上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。经常出现的错误是,左右空格不对,使用字体不对。
如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。
(四)公文标题
红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。经常出现分行没有注意词意完整,比如“关于加强抗震救灾专项资金监督检查工作的通知”在“专项”处分行,正确的分行应在“资金”后;使用字体字号错误,有的没有用2号字,有的没有用小标宋字;行距不对,有的距离过大,有的过小。
(五)主送机关
标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。
(六)公文正文
主送机关名称下l行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。经常出现自然段开始少空或多空。
结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。经常出现的错误有乱用次序数,比如“一、”以后就是“1.”,乱加标点符号,比如“(一)” “(1)”后面加“、”或“1.”园点标为“、”。
公文中的计量单位应当使用国家法定计量单位。常见问题是长度单位KM用成“公里”,重量单位KG用成“公斤”。
公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
1.定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有倏色彩的词语中作为语素的数字,必须使用汉字。如:二万五千里长征、三心二意、四平八稳、五星红旗、六神无主、七上八下、八国联军、九死一生、十万火急、零点方案、星期五、第三季度、不管三七二十一、十六届四中全会等。
2.中国历史纪年、干支纪年、各民族非公历纪年等,均使用汉字。如:万历十五年、丙寅年十月十八日、八月十五中秋节、正月初五等。有时为了表达得更加明白,可以在它们的后边用阿拉伯数字括注公历。如:藏历阳森龙年八月二十六日(1964年10月1日)。
3.含有月日简称表示事件、节日或其它特定意义的词组,应用汉字数字。如果涉及一月、十一月、十二月,为避免歧义,要将表示月和日的数字用间隔号“﹒”隔开,并处加引号。如:“一?二八”事迹(1月28曰)、“一二?九运动”(12月9曰)等。涉及其他月份时,不用间隔号,是否使用引号,视事件的知名度而定。如五四运动、五一国际劳动节、十一国庆节、“九一三”事件等。
4.相邻的两个数字并列连用表示概数的,须使用汉字数字。连用的两个数字之间不能用顿号隔开,如:三四天、五六米、七八个、十五六岁、五六万套、三四百里、四十五六岁等。
5.用“几”“多”“余”“左右”“上下”“约”等表示约数时,使用汉字数字。如:几千年、百多次、十余年、八万左右、三十上下、约五十人等。如果文中出现一组最有统计意义和比较意义的数字,用“多”“约”等表示约数时,为保持局部体例上的一致,其约数也可以使用阿拉伯数字。如:该省从机动财政中拿出近2000万元,调拨钢材3000多吨、水泥30000多吨、柴油1400多吨,用于农田水利基本建设。
6.公历世纪、年代、年、月、日、分、秒,要求使用阿拉伯数字。如,公元前9世纪、公元前221年、20世纪80年代、公元1949年10月1曰、15时20分45秒等。年份一般不用简写,如:2005年,不应写成05年。
7.统计表中的数值,如正负数、小数、百分比、分数、比例等,必须使用阿拉伯数字。例如,34568、-23.5、1:500、56%、1/8等。
8.物理量量值必须使用阿拉伯数字。如300kg、15cm、350C等。非物理量,一般情况下应使用阿拉伯数字,如235元,11个月、100名。
9.部队番号、文件编号、证件号码和其他序号,须用阿拉伯数字。例如:38915部队、总3211号、国办发〔2005〕8号文件、T37/T38次快车、HP—3000型电子计算机、90号汽油、维生素B1等。
10.引文标注中的版次、卷次、页码,除古籍应与所扰版本一致外,一般要使用阿拉伯数字。例如:列宁:《新生的中国》,见《列宁全集》中文2版,第22卷,208页,北京,人民出版社,1990。
11.表示数字的范围也有写法的讲究。例如:“3万~8万”,不能写成“3~8万”;5%~15%,不能写成“5~15%”。
(七)附件
公文如有附件,在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第l行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
(八)成文日期
用汉字将年、月、日标全;“零”写为“O”,不能写为“0”。
(九)公文生效标识
公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况,一种是单一发文机关如何标识公文生效标识,另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期。成文日期右空4字;加盖印章应上距正文l行之内,端正、居中下压成文时间,印章用红色。
当联合行文需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文日期,印章用红色。
当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置,并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心。
(十)特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
(十一)主题词
“主题词”用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号小标宋体字;词目之间空1字;主题词不能超过5个。
(十二)抄送机关
公文如有抄送机关,在主题词下l行;左右各空1字,用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关。
(十三)印发机关和印发日期
位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占l行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空l字,印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。
(十四)页码
用4号半角白体阿拉伯数码标识。
三、行文规则
(一)上行文规则
请示和报告等上行文一般不得越级行文。“请示”应当一文一事,一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
(二)下行文规则
政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文;除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文。向下级机关或者本系统的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。
部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。比如说:市财政局办公室可以以办公室的名义对外行文,盖办公室的印鉴,但其它业务科室不可以以科室名义对外行文,我们经常可以看到的是以市政府办公室的名义的公文,但没有看到过市政府政研室等对外的行文。
(三)联合行文规则
同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;政府与同级党委和军队机关可以联合行文;政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文;政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。政府部门不能与企业联合行文。
联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项,经政府同意也可以由部门行文,文中应当注明经政府同意。但门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上级机关应当责令纠正或撤销。


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